Pasos a seguir al comenzar un negocio, de la Adm. de Pequeños Negocios (SBA)

Un documento con varias secciones que te ayudan a definir el negocio, los clientes, el producto, el plan de mercadeo, etc.  Este documento es la llave para presentarlo a las muchas personas que necesitarás convencer de cuan claro y seguro tu estás de que esta idea puede generar ingresos.

Paso 2: Recibe Adiestramiento y ayuda de otros

La SBA tiene varios centros de orientación (en algunos locales de la Universidad Interamericana están los principales) y también te pueden ayudar en las oficinas del Banco de Gubernamental de Desarrollo.  Estos centros ofrecen adistramientos regularmente y también tienen personas con quienes consultar tus ideas.  Ellos están motivados a proveer ayuda las pequeñas y medianas empresas (PYMES) para comenzar nuevos negocios o expandir los que ya existen.  En artículos anteriores mencionamos el impacto de las PYMES en la generación de nuevos empleos.  Además, ambas organizaciones tienen fondos asignados por el Gobierno Federal y de Puerto Rico para nuevos negocios.

Paso 3: Escoge el Local para tu Negocio

Debes considerar varias opciones primero: es un negocio que puedes dirigir de tu casa, pudieras compartir espacio con otros negocios (en el Area Metropolitana de San Juan es posible conseguir oficinas compartidas o en las incubadoras como Vitec en Mayaguez), es un negocio o quiosko rodante, o necesitas un local específico?  Tu plan de negocio debe incluir la base de clientes y esta debe llevarte a decidir el pueblo donde te pudieras radicar.  También es importante considerar el nivel de inversión inicial y la expectativa de ingreso: quizás un negocio con una inversión baja pudiera permitirte establecerte en un pueblo pequeño, pero un negocio con inversión alta debe llevarte a las ciudades más pobladas.

Paso 4: Financiamiento

Típicamente pensamos en nuestros ahorros, aportaciones de la familia y los bancos comerciales como las opciones principales.  EL SBA te puede presentar otras alternativas, como los prestamos con apoyo del gobierno, el Banco Gubernamental de Fomento (estamos en año de elecciones y el gobierno quiere lucir bien!), y aportaciones de empresas, etc.

Paso 5: Determina la Estructura Legal

Decide que tipo de estructura es mejor para ti, principalmente por la responsabilidad y el pago de contribuciones.  El Departamento de Estado de Puerto Rico tiene un portal en el Internet que permite registrarte con bastante facilidad.  Primero es necesario tener asesoramiento en cuanto a si vas a operar como dueño individual, como sociedad profesional, como corporación, si vas a tener socios, y otros tipos de organizaciones que han sido aprobadas para darnos alivios contributivos.

Paso 6: Registrarte a nivel Municipal, Hacienda y CRIM

Los municipios tienen oficinas de Patentes y de CRIM que ofrecen la documentación y la ayuda necesaria para permitirte un proceso de registro bastanta fácil.  Considera que debes obtener certificaciones de Hacienda (Colecturía local) y también en la oficina regional.  Aunque es fácil, mi experiencia es que toma entre dos y tres semanas tomando un día a la semana para estas gestiones.

Paso 7: Obtiene el Número de Identificación

Si te decides por una sociedad o corporación, debes obtener este número que es el equivalente del Seguro Social personal, pero se obtiene del IRS por internet o por teléfono.  Considera que si no tienes este número del IRS tu seguro social será utilizado para reportar los ingresos de tu negocio.

Paso 8: Regístrate con el Departamento de Hacienda

La página del Internet del Departamento de Hacienda también te permite obtener el Registro de Comerciante – para pagar o estar exento del IVU. También vas a necesitar otros registros si vas a tener empleados (Corporación del Fondo del Seguro del Estado, etc.).

Paso 9: Obtener Licencias y Permisos

Si vas a ocupar un local  será necesario que obtengas permisos del Departamento de Bomberos, si es de comida necesitaras permisos del Departamento de Salud.  Otros permisos aplican de acuerdo al tipo de negocio.

Paso 10: Entender las Responsabilidades de ser Patrono

Necesitas recibir orientación y posiblemente contratar servicios de contabilidad para cumplir con las responsabilidades de la administración de nóminas y pagos de contribuciones al Gobierno Federal (seguro social, desempleo y Medicare).  Otras planillas deben ser sometidas regularmente con el Fondo (Corporación del Fondo del Seguro del Estado).  Esta parte es muy importante pues no debemos dejar a nuestros empleados descubiertos de sus beneficios, además dejar de pagar te expone a multas.

En resumen, debemos estar preparados para estos pasos y considerar el tiempo que será necesario dedicar en estas gestiones.  Es bastante la dedicación requerida cuando se suman estos tiempos y esperas en la agencias al tiempo necesario para implantar tu idea de negocio (proveedores, equipos, instalaciones, decoración y mercadeo).