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“¿Qué yo hago aquí? ¿Habrá alguna forma de escapar?”, pensé muy dentro de mí 30 minutos luego de haber comenzado la reunión sorpresa convocada por nuestro supervisor. Miré las caras de quienes me rodeaban. Vi a Coraje a mi izquierda, Angustia a mi derecha, y a Desespero en la esquina al final. Y el jefe tenía razón, llevábamos semanas en las que el trabajo no fluía. Había que encontrar una solución. Pero una hora y media después, tras señalamientos sobre señalamientos con adjetivos que tocaron las fibras más sensitivas, aquel salón estaba apunto de estallar. Salimos de la reunión y a penas dos semanas más tarde, tras incidentes desencadenados, un miembro del grupo presentó su carta de renuncia y otro fue despedido.
Triste historia, ¿no? Más triste aún es el hecho de que esto es bastante común en muchas organizaciones. El líder dirige las tareas que deben ser realizadas por el equipo para poder lograr los objetivos. Si dichos objetivos se logran o no, ¿es responsabilidad del líder o del grupo? Ciertamente el equipo es responsable de una gran parte, pero difícilmente llegarán a la meta si el líder no se desarrolla en una diversa gama de funciones. Discutamos las funciones más esenciales de líderes dirigiendo grupos de tareas.
Grupos de tarea vs. los demás tipos de grupos
Comencemos distinguiendo los grupos de tareas de los demás tipos de grupos. A diferencia de grupos de apoyo, de consejería y/o terapia, de crecimiento y experiencias, educativos, o de auto-ayuda, el grupo de tarea se une e intenta mantenerse unidos para juntos realizar una tarea. En estos grupos se dan una serie de dinámicas únicas en su clase, ya que el propósito de todos los demás tipos de grupos se centra en el que los miembros logren algo en su carácter individual. En las reuniones de los demás grupos se puede lograr muchísimo progreso a nivel colectivo, pero dicho progreso se medirá en base a la aportación de las reuniones a la impulsión de cada participante hacia la solución de sus respectivas situaciones problemáticas. En los grupos de tarea, aunque el propósito se centre en la consecución de una meta colectiva, como lo es el aumento de ventas de una compañía o la construcción de nuevas facilidades en una zona residencial, cada miembro del grupo aportará tanto sus destrezas como sus propias situaciones problemáticas. ¿Cómo manejar las situaciones que puedan surgir? En muchas organizaciones, la tarea, o el proyecto, se divide en partes más simples, las cuales los miembros ejecutan individualmente. Pero, ¿cómo nos aseguramos de que cada uno realiza su tarea individual de forma que al final se pueda conectar con el trabajo colectivo satisfactoriamente? Reuniones, reuniones, y más reuniones.
El líder en las reuniones
¿Cuál es el rol de un líder en un grupo de tarea? El rol principal, según Jacobs, Masson, Harvill & Schimmel en su libro Group Counseling Strategies and Skills (2012), es mantener al grupo en la tarea y servir como facilitador en discusiones e interacciones. Esto pudiera ser sencillo en reuniones en las cuales los participantes conocen y se mantienen enfocados en el propósito. Pero existen fuerzas terapéuticas que se pueden ejercer en las reuniones de grupo que tienen el potencial de impulsar hacia la meta o detener por completo el flujo de trabajo. Estas fuerzas incluyen: claridad del propósito para tanto el líder como los miembros, la relevancia del propósito, el tamaño del grupo, la duración y la frecuencia de las reuniones, la actitud del líder, el compromiso de los miembros, el nivel de confianza entre participantes, la actitud de miembros hacia el líder, la experiencia del líder y su preparación trabajando con grupos, y la armonía entre lideres cuando existe más de uno por grupo. El líder debe estar pendiente a estas fuerzas porque luego de la reunión, se ejercerán sobre el desempeño general del grupo.
La reunión puede ser un oasis en medio del desierto operacional, puede ser una oportunidad de refuerzo que satisfaga necesidades fundamentales como sentirse aceptados por el grupo y saber qué se espera de cada uno (dirección). Las reuniones deben producir un ambiente que inspire un sentimiento de seguridad para evitar la desmotivación y las actitudes negativas. Para llevar a cabo reuniones más efectivas, varias características o destrezas deben ser desarrolladas por el líder: planificación y organización, dominio de los conceptos de trabajo y un buen entendimiento de los conflictos humanos básicos.
Para poder reflejar seguridad y por ende inspirarla en el grupo, planificación es esencial. El grupo necesita entender que hay un plan, una estructura que implica estabilidad. La forma de administrar el departamento y dirigir el grupo se verá reflejada en la reunión. El grupo lo percibe todo y formulará opiniones de lo percibido. Por ejemplo, el propósito de la reunión debe estar claro y el orden en que se atienden los subtemas debe fluir de forma relevante para que los participantes entiendan en todo momento qué tienen que ver ellos con el asunto. Asuntos que se discutirán de lleno en una futura reunión, se discutirán de lleno en una futura reunión y no hay porqué perder el tiempo de nadie ni desviar la atención de asuntos que meritan solución inmediata. Tener un plan de trabajo para tanto las operaciones generales como para las reuniones protegerá al equipo de tener que coordinar y ejecutar tareas a última hora. Esto, a su vez, creará un ambiente de estabilidad.
El líder debe ser fuente de sabiduría sobre todas las cosas relacionadas a la tarea. Se deben aprovechar las reuniones para discutir información útil para las operaciones y el líder debe ir preparado para contestar las preguntas que puedan surgir. Esto aportará a que el grupo confíe en su líder.
Tener cierto entendimiento sobre el desarrollo humano puede ayudar en la prevención y solución de posibles conflictos con y entre miembros del grupo, ya que se hará más fácil identificar señales preliminares de advertencia. Vemos todo tipo de persona colaborando en todo tipo de organización. La economía global actual repercute en una insuficiencia de oportunidades laborales satisfactorias. Por ende, en un mismo equipo de trabajo pudiera haber un joven adulto recién graduado con muy poca experiencia pero con toda la confianza, energía e iniciativa posible, y otro en etapa casi tardía altamente cualificado y diestro en la materia pero mucho más pausado en sus decisiones y movimientos. Según Papalia, Wendkos & Duskin, (2005) en su libro Desarrollo Humano, una etapa superior de la cognición adulta, conocida como el pensamiento posformal, se comienza a desarrollar en la etapa de adultez temprana. Se basa en la experiencia subjetiva y la intuición, así como la lógica, y es útil para manejar la ambigüedad, la incertidumbre, la inconsistencia, la contradicción, la imperfección y el compromiso. Entender acerca de estos conceptos puede ayudar a desarrollar estrategias de intervención con miembros y a integrarlos en tareas más pertinentes donde serán más productivos y se sentirán más satisfechos.
Además de saber acerca de las etapas de la vida, haber tenido experiencia con individuos es muy importante para poder atar los cabos entre la teoría y la práctica. Estas experiencias ayudan a desarrollar destrezas sociales que construirán esquemas psicológicos cargados de tácticas útiles para resolver problemas interpersonales. Mientras mayor sea el entendimiento de las dinámicas con individuos, mayor será el dominio de las dinámicas de grupo.
El líder debe estar atento a las interacciones entre miembros, ya que a menudo los grupos no logran sus metas porque no se llevan los unos con los otros. En estos casos se debe buscar la forma de solucionar los posibles conflictos y mantenerse atento a alianzas entre miembros desmotivados y luchas de poder. En momentos tensos, el líder debe ser capaz de ser asertivo y respetuoso a la hora de renfocar discusiones y tal vez sentarse a dialogar con miembros en conflicto para tratar de hallar la armonía. Estudios psicológicos muestran que a la mayoría de la gente no le molesta ser dirigidos cuando se les dirige bien, así que la acción responsable en estos casos es ser activo y versátil. El tono y el ritmo de actividad en las reuniones son de suma importancia para que los participantes no se aburran y consideren que las reuniones son productivas.
Multiculturalismo
Factores culturales también se deben considerar, hasta desarrollar una conciencia multicultural. En países latinoamericanos, la diversidad cultural es muy rica en influencias de muchas nacionalidades. Además de que entre los mismos puertorriqueños se hallan diferencias en cuanto a costumbres y jerga, también habitan muchos inmigrantes que llegan a nuestras costas a trabajar o a estudiar. Desde profesores de India hasta gerentes de Inglaterra, líderes locales se encuentran en contacto con costumbres extranjeras. Estas costumbres se manifiestan en factores como la forma de acción e interacción, el hablar y el callar, el mirar y el evadir la mirada, y la puntualidad. Absorber la mayor cantidad de información acerca de la cultura de los miembros del grupo ayudará a establecer formas adecuadas de comunicación.
Dirigiendo por medio del modelaje
El líder es la autoridad en cuanto a lo que se espera del grupo. Debe reflejar lo que es responsabilidad, organización, límites, normas y manejo del tiempo. Debe poseer y manifestar las siguientes características personales para que sean multiplicadas en el grupo: empatía, disponibilidad y apertura, flexibilidad, objetividad, confiabilidad, honestidad, fuerza, perseverancia y paciencia. El enfoque de los grupos de tareas, el propósito, es la productividad. La efectividad estriba en la realización de la tarea propuesta. La eficiencia estriba en hacer el mejor uso de los recursos para poder llegar a la meta, y el recurso más valioso es el humano. El lograr que cada miembro del grupo aporte su máximo potencial a los esfuerzos colectivos requerirá que el líder se invierta en ellos, que es su función principal.
