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Tienes una misión. Los objetivos organizacionales están claros. Tienes un equipo de trabajo compuesto de personas capacitadas para realizar sus funciones. Sea mejorar las relaciones con los consumidores o expandir las operaciones, juntos pueden llegar a la meta. Miremos esta meta como una canción. Cada miembro del grupo toca un instrumento necesario para poder interpretar esta canción. Ustedes son una gran orquesta y como todo buen grupo musical, interpretar la canción de forma satisfactoria delante de un público requiere preparación, requiere haber ensayado muchísimo. En los ensayos, o las prácticas, se discuten los detalles de la canción. Se divide en partes más simples y se asigna a cada músico su responsabilidad. Se llega a acuerdos en cuanto al posicionamiento de cada cual: donde va quien, cuando termina uno y comienza el otro, etc.
Las reuniones son tus ensayos
Para poder coordinar la participación de los miembros del equipo de trabajo, se requiere comunicación. Reuniones periódicas serán necesarias para mantener el enfoque en los objetivos actuales, comunicar cambios, hacer reconocimientos para motivar, corregir y redirigir. A continuación, una lista de destrezas más esenciales que deben desarrollar los líderes para llevar a cabo reuniones efectivas:
- Planificar: Tu tiempo es valioso. El tiempo de los integrantes del grupo es valioso. Aprovechemos el tiempo de la reunión para ir directo a los asuntos relevantes. Antes de llegar, te ayudará si preparas un bosquejo de todo lo que se tiene que discutir. Sé realista y considera cuanto tiempo se requerirá para cada asunto. No todo se tiene que discutir en un solo día. Toma en cuenta los momentos en los cuales esperas que los integrantes se expresen. Toma en cuenta el tiempo que tomará traer información valiosa y pertinente. Toma en cuenta la retención del grupo porque luego de varias horas, factores como el hambre, el cansancio y la posible ansiedad distraerá a los participantes y no disfrutarás de su concentración plena.
- Escuchar: Esto parece ser obvio, pero cuando estamos ajetreados por tratar de cumplir con las fechas límites del plan de trabajo, lo olvidamos. Las reuniones no son solo oportunidades para repartir instrucciones, los miembros del grupo pueden confrontar dificultades operacionales o de índole interpersonal que deben ser atendidas antes de que se conviertan en obstáculos costosos. Percibir las reacciones de los participantes y pedir retroalimentación será útil para identificar retos, necesidades de entrenamientos adicionales, problemas entre miembros que detendrán el flujo de trabajo y personas sobresalientes y exitosas que puedan servir para apoyar a otros (team leaders).
- Clarificación y cuestionamientos: Al permitir la oportunidad a que otros expresen sus dificultades y progresos, asegúrate de que tú y los demás del grupo aprovechen el diálogo para aclarar sus propias dudas y encontrar estrategias efectivas operacionales.
- Resumir: La reunión periódica no es el lugar para largos discursos ni desahogos personales y emotivos. Esto se debe evitar, ya que el propósito de dichas reuniones es mantener al grupo enfocado en las tareas y esta actividad desviará al grupo del tema (a menos que sea un grupo de apoyo). De surgir algún desahogo de parte de algún miembro (el líder jamás desahogará sus asuntos personales en una reunión de trabajo), se le indica al individuo de forma respetuosa y compasiva que luego de la reunión puede pasar por la oficina para dialogar con más calma.
- Enlazar: Identifica las similitudes entre las dificultades que puedan estar confrontando algunos miembros. Esto ayudará a que ellos no se sientan solos e incapaces en sus circunstancias y promoverá el trabajo en equipo para que juntos puedan hallar soluciones.
- Mini-discursos y provisión de información útil: Cuando el grupo se ha desanimado, puede que sea necesario dar un discurso motivacional. Este debe ser breve, interesante, dinámico, creativo (tal vez narrar una historia verídica de cómo algún otro grupo salió adelante), relevante al grupo y que tome en consideración las diferencias culturales y de género entre los miembros (prudencia). Debe ser energizante. Al proveer información de la industria que ofrecerá ideas y estrategias, asegúrate de que dicha información sea correcta, actualizada y objetiva.
- Motivar y apoyar: Has declaraciones de ánimo, enfatiza los posibles logros y aprovecha las reuniones para hacer que miembros del grupo reflexionen en cuanto a su desempeño.
- Establece el ambiente: El lugar que se escoge para llevar a cabo la reunión, la decoración, la privacidad, la energía y el tono de voz del líder, establecerán un ambiente que promoverá la productividad y mantendrá al grupo enfocado en el objetivo o distraerá a los miembros por completo.
- Modelaje y divulgación de información personal: El líder es la autoridad en cuanto a lo que se espera del grupo. De esperar que el grupo sea responsable, puntual, confiable, confidencial, eficiente y efectivo, el líder es el primero que debe modelar estos comportamientos.
- Uso de los ojos: Como autoridad en la reunión, el líder carga el poder de dirigir la atención de los miembros del grupo. Cuando algún participante se está expresando, el líder no debe mirarlo a él/ella solamente, sino que de vez en cuando se debe observar a los demás para poder percibir las actitudes expresadas en sus miradas. Ahí verás si hay desacuerdos o problemas comunes que requieran más atención. Con la mirada, a veces sin decir nada, podrás llamar la atención de participantes distraídos o provocar la expresión de aquellos que veas con dificultades.
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Estas destrezas serán útiles para mantener el orden en las reuniones, el enfoque en los objetivos actuales, evitar confusiones, aclarar detalles operacionales, unir al grupo, provocar mayor confianza en el líder y aumentar la eficiencia.
